Les séminaires d’entreprise sont des événements de plus en plus plébiscités par les structures professionnelles pour répondre à divers objectifs. Se déroulant à l’extérieur des locaux et incluant plusieurs dizaines de personnes, l’organisation d’une telle réunion nécessite de suivre plusieurs étapes de préparation afin de s’assurer d’atteindre les objectifs préalablement fixés, mais également de faire de cet événement un succès auprès de ses collaborateurs. Voici quels sont les points à ne pas négliger pour parfaire l’organisation d’un séminaire d’entreprise.
Définir ses objectifs
Avant toute chose, il convient de définir les objectifs d’un tel événement. Pourquoi souhaitez-vous organiser un séminaire ? À qui est-il destiné ? Est-ce pour promouvoir le lancement d’un nouveau produit ou faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur ? Souhaitez-vous féliciter et remercier vos équipes pour leur implication et leur dévouement au sein de l’entreprise durant l’année écoulée ? Il est indispensable de mener à bien cette étape pour vos séminaires et team building du fait que le programme et le budget découleront de vos objectifs précédemment définis. En effet, les activités organisées ne seront pas les mêmes que vous organisiez un séminaire de direction avec vos associés ou un séminaire de motivation avec vos salariés.
Établir son budget
Dans un second temps, vous allez devoir calculer le budget consacré à la réalisation de cet événement. En effet, plusieurs pôles de dépenses doivent être pris en compte tels que :
- l’hébergement pour les invités ;
- la nourriture ;
- le transport (billets de train, d’avion ou de métro) ;
- les activités et visites.
Afin d’établir le plus précisément possible son budget, il est impératif de réaliser les deux étapes précédentes avec attention. En effet, ces dernières vous permettront de connaître le nombre de participants, mais également la durée de l’événement (une demi-journée, un week-end, une semaine…).
Choisir la date et le lieu de l’événement
En fonction des données précédentes, vous allez pouvoir définir la date et le lieu de l’événement. Il est préférable d’éviter les périodes de vacances scolaires, les jours fériés ou encore les veilles de week-end, cela pouvant considérablement altérer la disponibilité des futurs participants, notamment ceux ayant des enfants. N’hésitez pas à faire un sondage au sein vos équipes afin de voir à quelle période ces dernières sont susceptibles d’être présentes. Quant au lieu, vous êtes libre de pouvoir changer de ville et même de pays. Gardez simplement en tête que, plus vous partez loin, plus cela mobilisera un important budget.
Prévenir ses collaborateurs
Une fois toutes les modalités de l’événement définies, pensez à prévenir l’ensemble de vos collaborateurs suffisamment en amont de la date de l’événement. En effet, ces derniers doivent préparer leur départ non seulement d’un point de vue professionnel, mais également personnel. Plus particulièrement, il est impératif que toutes les tâches importantes pour l’entreprise soient réalisées et bouclées avant le séminaire. Ce dernier ne doit, en aucun cas, nuire ou fragiliser le bon fonctionnement de la société. N’hésitez pas à créer un document complet, sous forme de guide, avec les informations essentielles pour que chaque membre de l’équipe dispose de toutes les données relatives à l’événement et puisse se rendre sur les lieux dans les meilleures conditions.
